仕事を早く終わらせる為の時短術

仕事や副業をする中でどうしても時間が足りなくなると思います。

そこで今回は1秒でも早く仕事を終わらせる為のやり方について徹底解説します。

時間を作る考え方はこちらの記事を参考にしてください。

効率化をするには？

日々の業務に追われて、どうしても目の前の仕事に目が行ってしまうと思いますが大切なのは時間の管理です。1日は24時間しかないので時間の管理や使い方を間違えると破産してしまいます。例えば夏休みの宿題を最後の1日で終わらせようと頑張っていた人などは時間の使い方や考え方が良くない事になります。

日々の業務を効率化させる為には常日頃どうやったら早くなるのかを考える必要があります。今回紹介させて頂く手法は費用対効果が望める物であくまでも一部に過ぎません、なぜなら効率的なやり方は無限大にあり必ずこのやり方が正しいと思っていないからです。

ショートカットキー

事務手続きや資料作成で頻繁に使うパソコンのショートカットキーあなたは何個知っていますか？Word,Excelなどの代表的なOSやアプリなどはショートカットキーが設定されていて入力作業を時短する事ができます、またショートカットキーは新しく登録して自分なりに使いやすい用にカスムすればさらに効率的になります。

頻繁に使う言語はIME登録

メールやWordなどで名前や社名などの単語をGoogle日本語入力の辞書やMicroft IMEに単語を登録する事で入力の手間が大幅に無くなります。例えば「おせ」を入力すると「お世話になっております。 ○○部署の○○です。」を一気に変換する事ができます。

一文字一文字手打ちするのは余りにも効率が悪いですし、メールや事務手続きは殆どが無駄な時間なので自動返信のプログラムやIME登録をする事で無駄をなくしましょう。

特に人物、部署、住所、よく使う単語、などの使用頻度が高い、文字を登録するだけでなので簡単です。しかも一回登録するだけで何回でも使えるので絶対登録しましょう。

繰り返し作業はマクロ化及びプログラム化

エクセルでのデータ入力や繰り返し作業はマクロやプログラム化する事で自動的に実行する事が出来ます。特にエクセルのマクロ機能は初心者でも簡単に作成する事ができて集計作業や数式処理などはワンクリックで作業が終わります。

プログラミングは人間がやると時間と労力がかかる事を自動で処理する時に使います例えば10桁の計算,シュミレーション,解析ツールなどに良く使われています。

エクセル入力の為複雑なソースコードを書かなくてもボタン1つで実行出来ます。

特にデータ入力や数式計算などのルーチンワークはエクセルマクロで自動化する事で労力の無駄をなくしましょう。

全体計画とNOT TO DOリストの作成

仕事が忙し過ぎるのは、もしかしたら計画が破綻していてあなたのせいではないかもしれないです。会社としては大量の仕事をグループや個人に振り分ける為、細かい計画までは把握しきれず常にオーバーワーク状態になっていませんか？計画が破綻している時は個人でいくら頑張っても限界値が低い為、やり方や計画の見直しが必要です。忍耐や努力だけでは、生産性を根本的上げる事が出来ません。

まずは自分の仕事としてやる事を決めるのではなく、やらない事を決めましょう。やる事を決めてしまうと誰でも出来てまう無駄な仕事までやる事になるので、やらない事を決めてリスト化して誰に依頼するかを決めましょう。

やらない事をリスト化するに時に注意する事があります。それは自分がやりたい仕事と自分が居ないと出来ない仕事以外を徹底的にリスト化する事です。理由は簡単で仕事を自分でするかで悩んでしまうからです。やらない事をリスト化する事でAの仕事はAさんにBの仕事は自分Cの仕事は専門家に委託する事を決める事で自分の時間を確保する事と徹底的に無駄を省く事で自分の効率を上げると共に結果を達成出来る戦略を取る必要があります。

効率10倍以上の業務委託

あなたは仕事を一人でやっていませんか？仕事を一人でやっるのは余りにも効率が悪いです。自分自身の仕事の効率をどんなに努力しても効率が10倍になる事は絶対にありません。効率を根本的に上げるには仕事を仲間とシェアしたり、クラウドソーシングを利用して専門家に業務依頼が必要で自分一人では絶対に解決しないですし、他人の力を借りる事が必要です。

まとめ

最後に効率を上げるのに最も大切なのは、やり方ではなくあり方や考え方の方が大切で常に意識する事が最も大切です。やり方あくまで無限大にある中の1つに過ぎません。

ここまでお読み頂き有難う御座いました。今回は、時短術について、紹介してきました。今回の記事を参考にしてお役に立てたのなら幸いです。